Vacature Administratief Medewerk(st)er Nederlandse Tuinenstichting

Vacature Administratief Medewerk(st)er Nederlandse Tuinenstichting

Ben jij die ervaren administratief medewerk(st)er die graag allerlei klussen op administratief gebied oppakt, meehelpt bij de organisatie van evenementen, beurzen en excursies, en zorgt dat de administratie van ons Vriendenbestand en het (digitale) archief tip top op orde is? Heb je daarnaast affiniteit met (monumentale) tuinen en groen erfgoed? En werk je graag zelfstandig? Dan zijn we op zoek naar jou.

Waarvoor staat de Nederlandse Tuinenstichting?

De Nederlandse Tuinenstichting (NTs) streeft naar de instandhouding en ontwikkeling van bijzondere tuinen, parken, landgoederen en buitenplaatsen die van belang zijn door hun vormgeving, beplanting, en cultuurhistorische waarde in samenhang met gebouwen of andere objecten.

We gebruiken onze kennis en ervaring om mensen bewust te maken van de bijzondere waarden in het groen. We dragen onze kennis over en laten anderen meegenieten. Dat doen we onder andere door jaarlijks een Open Tuinengids uit te geven met ruim 425 waardevolle tuinen die iedereen kan bezoeken. De NTs heeft ca 3000 Vrienden die met hun jaarlijkse financiële bijdrage deze werkzaamheden mogelijk maken. De Nederlandse Tuinenstichting leunt op de inzet van vrijwilligers.

Wat ga je doen?

Het betreft een vacature voor een administratief medewerker/ster. Je belangrijkste taak is om ervoor te zorgen dat onze Vriendenadministratie op orde is, dat binnengekomen post en e-mails behandeld worden, en dat noodzakelijke (juridische) documenten zowel digitaal als fysiek gearchiveerd worden. Daarnaast draag je zorg voor financiële zaken zoals betalingen, verzekeringen, ondersteun je de commissies van de NTs logistiek en qua organisatie, en zorg je dat de voorraad communicatiemiddelen op orde is. Ook kun je ingezet worden voor ad hoc taken, bijv het meehelpen bij de organisatie van evenementen van de NTs.

Meer specifiek betreft het de volgende taken:

het zorgdragen en op orde houden van de Vriendenadministratie in ons boekhoudsysteem
het verzenden van facturen aan Vrienden en herinneringen
het bijhouden van periodieke schenkingen, giften en bedrijfsdonateurs en sturen van bedankjes
contact met de boekhouder; facturen en declaraties voor betaling klaarzetten
de adreslijst van de Vrienden digitaal bijhouden en aanleveren voor verzendingen zoals de Open Tuinengids, onze
Nieuwsbrief en het Tuinjournaal
het beheren van de adressenlijst in de database met een overzicht van de bestuursleden, leden van de commissies,
Raad van Advies, redactiecommissie, en andere vrijwilligers
beheren van de NTs postbus en verdelen van inkomende digitale en schriftelijke post onder de verschillende bestuursleden en rappelleren waar nodig
registreren van aanmeldingen voor excursies en bijhouden van de betalingen
zorgdragen voor onder andere de archivering van de Open Tuinengidsen, Moestuingidsen, Tuinjournaals, Nieuwsbrieven, en van administratieve en juridische documenten zoals statuten, huishoudelijk reglement, KvK stukken, polissen en declaraties
zorgdragen voor de verzending en archivering van documenten in juridische procedures
bijhouden en bestellen van kantoormaterialen ( papier, enveloppen, koffie en theevoorraad)

Wie ben jij?

Je vindt het fijn om zelfstandig te werken
Je kan werken met applicaties zoals Word, Excel en mailchimp
Je kunt je het werken met nieuwe IT systemen snel eigen maken
Je bent flexibel en vindt het niet erg om dingen aan te pakken als er handjes nodig zijn
Je bent punctueel en nauwgezet
Je kunt goed communiceren en kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden

Wat bieden wij?

Het betreft een functie voor 16 uur per week. Je start per 1 januari 2026. Het gaat om een tijdelijk dienstverband van een jaar met de intentie tot omzetting in een vast dienstverband bij goed functioneren.

De Nederlandse Tuinenstichting is een vrijwilligersorganisatie. Qua salariëring sluiten wij aan bij de lonen die gangbaar zijn voor administratief medewerkers in de culturele sector, passend bij de werkzaamheden en ervaring. Voor het tijdelijke dienstverband denken wij aan een bruto maandsalaris van €1100,- per maand.

Je standplaats is Amsterdam. De NTs is gevestigd in het monumentale Korenmetershuisje aan de Nieuwezijds Kolk in het centrum van Amsterdam. Je wordt geacht om 1 dag per week aanwezig te zijn op ons kantoor om de post af te handelen en eventuele postverzendingen te doen. De andere uren zijn flexibel invulbaar en kun je thuiswerken.

Reageren?

Je kunt je brief met motivatie en relevante werkervaring vóór 6 oktober 2025 sturen aan info@tuinenstichting.nl. De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in de week van 13 oktober 2025.